Les interlocuteurs
Échanger avec la mairie, ses services et les APE voisines, sans mêler les parents à la conversation
Une APE échange sans cesse avec la mairie : le périscolaire, la cantine, les travaux de l'école, une salle pour la kermesse. Ces échanges passent souvent par la boîte mail personnelle d'un membre du bureau, et partent avec lui à la fin de son mandat. Les interlocuteurs les gardent dans l'espace de l'APE : vous écrivez à un service, vous lui faites suivre la question d'un parent, et vous recevez ses informations pour les relayer aux familles, si vous le décidez.
Ni une messagerie personnelle, ni une porte d'entrée dans l'espace de l'APE. L'agent de la mairie n'est pas membre : il ne voit ni vos parents, ni vos communiqués, ni vos discussions, seulement ce que vous adressez à son service. Et rien de ce qu'il envoie n'atteint les familles sans votre décision.
Les mots des interlocuteurs
Cinq mots reviennent tout au long de cette page.
- Interlocuteur : celui à qui l'APE s'adresse, une institution comme « Mairie, service jeunesse », ou une autre APE avec qui elle est en relation.
- Correspondant : un agent de l'institution, invité par l'APE. Il répond au nom de son service, sans être membre de l'espace.
- Échange : une conversation entre l'APE et un seul interlocuteur, sur un sujet. Aucun interlocuteur ne lit ce que vous écrivez aux autres.
- Information : ce qu'un interlocuteur vous propose de faire savoir aux familles, comme une fermeture, une inscription ou un changement d'horaires.
- Relayer : faire d'une information reçue un communiqué de l'APE, tel quel ou reformulé.
Où trouver l'outil
Les interlocuteurs sont déjà en place dans chaque APE, comme les autres outils d'Apelia : l'entrée « Interlocuteurs », avec son globe, figure dans le menu des administrateurs. Une pastille y compte ce qui vous attend : les informations à décider, les réponses à lire et les propositions de mise en relation reçues.
Un administrateur peut retirer l'outil, ou le remettre, depuis « Administrer l'APE », en cochant ou décochant sa carte parmi les outils de l'espace. Retirer l'outil ne supprime rien : les échanges sont suspendus, et tout revient à l'identique quand vous le rallumez. Il se choisit de la même façon à la création d'une APE.
Qui fait quoi
- Un Administrateur déclare les interlocuteurs, invite et retire les correspondants, écrit, fait suivre les questions, relaie ou ignore les informations, et règle le partage des chiffres de lecture.
- Le correspondant répond aux échanges de son service et envoie des informations aux APE qui l'ont invité. Il ne publie jamais auprès des parents, n'invite personne et ne voit rien d'autre de l'espace.
- Un Parent ne voit pas l'outil. Il voit sur sa demande qu'elle a été transmise, puis la réponse que l'APE publie sous sa question, et il lit les informations relayées comme n'importe quel communiqué.
Le détail des droits de chaque rôle est dans le tableau des droits.
Déclarer la mairie et inviter un correspondant
On s'adresse à un service, pas à une personne : tous les correspondants d'un même interlocuteur lisent ses échanges, et l'historique reste à l'APE quand un agent change de poste.
Déclarez l'interlocuteur
Dans « Interlocuteurs », cliquez sur « Déclarer un interlocuteur » et donnez lui un nom parlant, par exemple « Mairie, service jeunesse ». Vous pouvez le renommer ou l'archiver plus tard.
Invitez un correspondant
Cliquez sur « Inviter un correspondant » et saisissez l'adresse professionnelle de l'agent. Il reçoit un mail qui l'invite à créer son compte, ou à se connecter s'il en a déjà un avec cette adresse.
Suivez l'invitation
Tant qu'elle n'est pas acceptée, l'invitation apparaît « en attente » : vous pouvez la « Renvoyer » ou l'« Annuler ». Une fois acceptée, la fiche du correspondant affiche son nom, le domaine de son adresse et sa dernière activité.
Elle ne s'accepte qu'avec un compte dont l'adresse confirmée est celle invitée, et elle reste valable 14 jours. Un agent qui est aussi parent d'élève sous une autre adresse crée un second compte pour son service : ses deux rôles restent séparés.
Un correspondant qui quitte son poste se « Retire » en un clic. Il perd aussitôt tout accès, et ses messages restent dans l'historique, signés « ancien correspondant ». Une APE invite au plus dix personnes par jour.
Écrire à un interlocuteur
Ouvrez un échange
Dans l'onglet « Échanges », cliquez sur « Écrire à un interlocuteur », cochez un ou plusieurs destinataires, donnez un sujet et rédigez votre message. Vous pouvez joindre jusqu'à cinq PDF ou photos. Un échange distinct s'ouvre pour chaque interlocuteur coché.
Suivez la réponse
L'échange passe à « Vu » quand un correspondant l'a ouvert. Sa réponse vous est signalée par une notification et par l'étiquette « Nouvelle réponse » ; un administrateur qui l'ouvre la marque lue pour toute l'équipe.
Relancez, puis concluez
Sans réponse au bout de sept jours, une étiquette vous propose une relance, avec un message déjà rédigé que vous envoyez vous même. Le sujet réglé, « Marquer comme résolu » le range ; « Rouvrir » le reprend.
Chaque formulaire vous le rappelle : retirez ce qui n'est pas utile à la réponse, comme le nom d'un enfant, une situation familiale ou une adresse.
Faire suivre la question d'un parent
Un parent demande si le centre de loisirs ouvre pendant les vacances ? Sa demande peut être confiée à la mairie sans que la question, ni son auteur, quittent l'espace de l'APE.
Cliquez sur « Faire suivre »
Sur la page de la demande, ouvrez « Faire suivre à un interlocuteur ». Le message est prérempli à partir de la question.
Reformulez, puis envoyez
Ajustez le texte, choisissez l'interlocuteur et cliquez sur « Faire suivre ». Le parent voit sur sa demande qu'elle a été transmise, à qui et quand.
Publiez la réponse sous la question
Quand la mairie répond, le bloc « Répondre au parent » de l'échange vous propose de publier la réponse sous la question, avec « Publier sous la question ». Elle est signée par l'APE, avec la mention « d'après les éléments transmis par » l'interlocuteur.
L'interlocuteur ne voit que votre message : ni la question d'origine, ni le nom de son auteur. La réponse publiée a la même visibilité que la question.
Relayer une information reçue
La mairie annonce une fermeture, ouvre des inscriptions, change un horaire. Ses informations arrivent dans l'onglet « Informations reçues », avec leurs pièces jointes, et vous êtes prévenu par une notification. Rien ne parvient aux parents tant que vous n'avez pas décidé.
Trois décisions s'offrent à vous :
- « Relayer telle quelle » : l'information devient un communiqué intégral, sans retouche possible, signé « Information de la mairie, relayée par » votre APE. Vous choisissez qui peut le lire, ses thèmes, et s'il paraît sur la page publique de l'APE.
- « Reformuler » : vous partez de son texte pour l'adapter aux parents. Le communiqué est signé par l'APE, avec la mention « d'après une information de » la mairie.
- « Ignorer » : l'information ne va nulle part. La mairie voit seulement qu'elle n'a pas été relayée.
Une information se décide jusqu'à la date limite fixée par la mairie, ou 30 jours après son arrivée si elle n'en a pas. Passé ce délai, elle expire. Un communiqué relayé, lui, se ferme à tout moment, comme n'importe quel communiqué.
Les chiffres de lecture
Quand vous relayez une de ses informations, l'interlocuteur peut savoir combien de parents l'ont reçue et combien l'ont ouverte. Ces chiffres sont des totaux, sans aucun nom, et ne s'affichent jamais en dessous de cinq parents. Ce sont des planchers : seule compte l'ouverture du communiqué dans Apelia.
Le partage se règle pour chaque interlocuteur, avec la case « Partager les chiffres de lecture avec cet interlocuteur », cochée par défaut. Décochée, l'interlocuteur sait seulement si l'information a été relayée.
Échanger avec une APE voisine
Une kermesse commune, un vide grenier partagé, une question posée à la même mairie : deux APE proches ont souvent intérêt à se parler. La mise en relation fait de chacune l'interlocuteur de l'autre, dans les deux sens.
Trouvez l'APE
Le bloc « APE proches », en bas de la page Interlocuteurs, propose les six APE les plus proches dans un rayon de 15 km. Le champ de recherche trouve les autres par leur nom ou leur commune.
Proposez une mise en relation
Cliquez sur « Proposer une mise en relation ». Ses administrateurs sont prévenus et l'un d'eux « Accepte » ou « Décline ». Vous voyez la proposition en attente, acceptée ou déclinée, sans savoir qui a répondu.
Échangez
Une fois acceptée, la relation a sa page : vos échanges dans les deux sens, les informations reçues et envoyées. Les administrateurs de chaque côté lisent et répondent en équipe, et vous pouvez écrire ou « Envoyer une information » à une ou plusieurs APE en relation, qui décident seules de la relayer à leurs parents.
Le nom de votre APE et ce que sa page publique dit déjà, jamais l'adresse de vos administrateurs. Un message de votre équipe est signé du nom de l'APE et du nom d'inscription de son auteur.
Chaque APE peut « Mettre fin » à la relation pour les deux : l'historique reste lisible, plus rien ne s'y écrit. Une proposition déclinée ne peut pas être refaite avant 90 jours.
Côté mairie : l'espace du correspondant
L'agent invité retrouve, sous « Mes interlocuteurs », chaque APE qui l'a invité, avec ses échanges et une pastille pour ceux qui l'attendent. Il est prévenu par mail d'un nouvel échange et d'un nouveau message.
Avec « Envoyer une information », il rédige une fois une information, y joint ses pièces et coche les APE à qui l'envoyer, cinq envois par jour au plus. Il voit ensuite le sort de chaque APE : relayée telle quelle, reprise ou non relayée, avec les chiffres de lecture quand elle les partage.
Vos données
L'APE reste responsable de ses échanges ; Apelia les traite pour elle. Les fiches du registre des traitements détaillent ce qui est gardé, pour qui et combien de temps, dont les comptes des correspondants. Le détail des lectures par parent n'est conservé que 90 jours, puis réduit à un total.
Questions fréquentes
L'agent de la mairie doit-il avoir un compte Apelia ?
Oui, un compte gratuit, qu'il crée depuis l'invitation reçue par mail. L'invitation ne s'accepte qu'avec l'adresse à laquelle elle a été envoyée, et elle reste valable 14 jours. L'agent ne devient pas membre de l'APE : il ne voit que les échanges que vous adressez à son service et les informations qu'il vous envoie.
Le parent dont la question est transmise à la mairie est-il nommé ?
Non. Vous reformulez la question avant de l'envoyer, et l'interlocuteur ne voit ni la question d'origine ni son auteur. Le parent, lui, voit sur sa demande qu'elle a été transmise, à qui et quand, puis la réponse que vous publiez sous sa question.
Une information de la mairie part-elle toute seule vers les parents ?
Jamais. Elle arrive dans « Informations reçues », et rien ne parvient aux parents tant qu'un administrateur ne l'a pas relayée telle quelle ou reformulée. Vous pouvez aussi l'ignorer : la mairie le saura, sans autre explication.
Combien de temps avons-nous pour relayer une information ?
Jusqu'à la date limite que la mairie a fixée, sinon 30 jours après son arrivée. Passé ce délai, l'information expire et les boutons de décision se ferment.
Qui, dans l'APE, utilise les interlocuteurs ?
Les Administrateurs de l'espace : ce sont eux qui écrivent, font suivre, relaient et gèrent les correspondants. Les modérateurs, volontaires et parents ne voient pas l'outil, mais un parent voit sur sa demande qu'elle a été transmise et la réponse publiée. Voir le tableau des droits.
Comment trouver une APE voisine ?
La page Interlocuteurs propose les six APE les plus proches, dans un rayon de 15 km autour de votre école principale. Un champ de recherche par nom ou par commune trouve les autres. Ni le nom ni l'adresse de leurs administrateurs ne vous sont montrés.
Peut-on retirer l'outil ?
Oui, depuis « Administrer l'APE », en décochant sa carte. Rien n'est supprimé : les correspondants voient leurs échanges suspendus, les relations avec d'autres APE aussi, et tout revient à l'identique si vous rallumez l'outil.
Combien coûtent les interlocuteurs ?
Rien, ni pour l'APE, ni pour la mairie, ni pour les parents, comme le reste d'Apelia pour une association de parents d'élèves.
Pour aller plus loin
- Les demandes La question d'un parent, d'où part ce que vous faites suivre à la mairie.
- Les communiqués Ce que devient une information relayée : un communiqué, avec sa visibilité et ses commentaires.
- Administrer votre APE Les rôles des membres, et le réglage des outils de l'espace.
- Registre des traitements Ce que l'outil conserve, pour qui et combien de temps.
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