Registre des traitements

Responsable de traitement (Article 30.1 du RGPD)

Permettre la création d'un compte, la vérification de l'adresse email, la connexion par mot de passe ou par un compte Google ou Facebook, la réinitialisation du mot de passe oublié, et conserver la preuve de l'acceptation des conditions générales d'utilisation.

Toute personne qui crée un compte sur Apelia : parents d'élèves, bénévoles, membres du bureau et administrateurs d'APE.

• Adresse électronique
• Mot de passe, conservé uniquement sous forme de condensat, jamais en clair
• Identifiant technique Google ou Facebook, en cas de connexion sociale
• Photographie de profil, facultative
• Fuseau horaire
• Date de création du compte, date de dernière connexion, date d'acceptation des conditions générales
• Statut de vérification de l'adresse électronique

Exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD). Sans compte, aucun service ne peut être rendu. L'utilisation d'un compte Google ou Facebook relève en outre du consentement, puisqu'elle reste facultative.

• Alan Crevon, éditeur et unique administrateur de la plateforme
• Clever Cloud, hébergeur de l'application et de la base de données
• Amazon Web Services (SES), acheminement des courriels de vérification et de réinitialisation

Google LLC et Meta Platforms, aux États-Unis, uniquement lorsque l'utilisateur choisit lui même la connexion sociale. Aucun transfert dans les autres cas.

Toute la durée de vie du compte. En cas de demande de suppression, les données identifiantes sont anonymisées à l'issue d'un délai de rétractation de sept jours (voir la fiche T-06). Un jeton de réinitialisation de mot de passe expire au bout d'une heure.

• Chiffrement de bout en bout des échanges (HTTPS obligatoire)
• Mots de passe hachés avec un algorithme à coût paramétrable
• Contrôle d'accès unitaire à chaque action par des règles d'autorisation dédiées, en stratégie unanime
• Sauvegardes chiffrées de la base de données gérées par l'hébergeur

Responsable de traitement (Article 30.1 du RGPD)

Détecter et analyser les incidents de sécurité et les anomalies techniques, et permettre à chaque utilisateur de vérifier l'historique de ses propres connexions.

• Utilisateurs inscrits, pour le journal de connexion
• Visiteurs du site, pour les seules traces techniques d'erreur

• Horodatage de chaque connexion
• Agent utilisateur du navigateur
• Traces techniques produites par l'application en cas d'erreur, pouvant contenir une adresse électronique ou un identifiant de compte

Intérêt légitime (article 6.1.f du RGPD) : garantir la sécurité, l'intégrité et la disponibilité du service.

• Alan Crevon
• Clever Cloud, hébergeur
• Slack Technologies, destinataire des seules alertes techniques d'erreur

Slack Technologies, aux États-Unis, pour les alertes techniques d'exploitation.

L'historique des connexions est conservé pendant toute la durée de vie du compte et supprimé définitivement lors de son anonymisation. Les journaux applicatifs sont conservés sur une rotation glissante de trois fichiers quotidiens.

• Aucune adresse IP n'est enregistrée dans le journal de connexion
• Accès aux journaux restreint à l'éditeur
• Alertes limitées au niveau erreur, sans contenu rédigé par les utilisateurs

Responsable de traitement (Article 30.1 du RGPD)

Avertir un utilisateur des événements qui le concernent dans son APE : nouvelle demande, nouveau communiqué, commentaire, message de discussion, changement de statut d'adhésion, inscription à un atelier.

Utilisateurs inscrits ayant une adhésion active à une APE

• Adresse électronique
• Adresse technique d'abonnement push fournie par le navigateur, accompagnée de ses clés de chiffrement
• Horodatage et code de résultat de la dernière tentative de remise

Exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD) pour les courriels liés au fonctionnement du service. Consentement (article 6.1.a) pour les notifications push, qui exigent une autorisation explicite dans le navigateur et se révoquent depuis le profil.

• Alan Crevon
• Amazon Web Services (SES), acheminement des courriels
• Google, Mozilla, Apple ou Microsoft selon le navigateur utilisé, acheminement des notifications push

Les services de distribution push sont établis hors de l'Union européenne selon le navigateur. Ils ne reçoivent qu'une adresse d'abonnement opaque et une charge utile chiffrée de bout en bout, qu'eux mêmes ne peuvent pas lire.

Jusqu'à la révocation de l'abonnement par l'utilisateur, sa péremption constatée par le service de distribution, ou la suppression du compte, qui efface les abonnements en dur.

• Chiffrement de bout en bout des charges utiles push (protocole VAPID)
• Suppression automatique des abonnements devenus invalides
• Désinscription possible à tout moment depuis le profil

Responsable de traitement (Article 30.1 du RGPD)

Informer les utilisateurs des évolutions de la plateforme, accompagner les administrateurs d'APE avec des conseils d'usage rythmés par le calendrier scolaire, et rappeler aux administrateurs les demandes d'adhésion restées en attente.

• Utilisateurs inscrits
• Administrateurs d'APE, pour les courriels de coaching et les relances d'adhésion

• Adresse électronique
• Pseudonyme d'adhésion
• Historique des envois, conservé pour ne jamais adresser deux fois le même message
• Date de désabonnement, le cas échéant

Intérêt légitime (article 6.1.f du RGPD) : accompagner l'usage d'un service auquel la personne s'est inscrite. Un lien de désabonnement figure dans chaque envoi et l'opposition est respectée immédiatement.

• Alan Crevon
• Amazon Web Services (SES), acheminement des courriels

Aucun.

La trace d'envoi est conservée pendant la durée de vie du compte, car elle seule empêche un doublon, puis effacée avec le compte. Le désabonnement est définitif et conservé aussi longtemps que le compte existe.

• Lien de désabonnement dans chaque envoi
• Aucun envoi pendant les vacances scolaires de la zone concernée
• Plafond d'un courriel de coaching par semaine et par personne

Responsable de traitement (Article 30.1 du RGPD)

Comprendre comment les visiteurs découvrent et utilisent Apelia, afin d'améliorer les pages publiques et les parcours d'inscription.

Visiteurs du site ayant consenti au dépôt des cookies de mesure

• Identifiant de mesure déposé dans le navigateur
• Pages consultées, date et heure, durée de visite
• Source de la visite, type de terminal, pays approximatif

Consentement (article 6.1.a du RGPD et article 82 de la loi Informatique et Libertés). Aucun script de mesure n'est chargé avant un accord explicite, et le refus est aussi accessible que l'acceptation.

• Alan Crevon
• Google LLC, fournisseur de la solution de mesure

Google LLC, aux États-Unis, sur le fondement du cadre de protection des données entre l'Union européenne et les États-Unis.

Les cookies de mesure sont déposés pour treize mois au maximum. Le choix exprimé dans le bandeau est lui même conservé six mois, puis la question est reposée.

• Gestionnaire de consentement bloquant par défaut : aucun dépôt tant que rien n'est accepté
• Mode consentement activé auprès du fournisseur de mesure
• Consentement révocable à tout moment depuis le bandeau

Responsable de traitement (Article 30.1 du RGPD)

Instruire les demandes de suppression de compte, exécuter l'anonymisation à l'issue du délai de rétractation, et conserver la preuve que la demande a bien été traitée en cas de contrôle.

Utilisateurs ayant demandé la suppression de leur compte

• Identifiant technique du compte
• Empreinte cryptographique de l'adresse électronique, calculée avec une clé secrète. L'adresse elle même n'est jamais conservée dans ce journal
• Dates de demande, de traitement prévu et de traitement effectif
• Statut de la demande

Obligation légale (article 6.1.c du RGPD), en application du droit à l'effacement prévu à l'article 17.

• Alan Crevon
• L'autorité de contrôle, sur demande

Aucun.

Trois ans à compter de la clôture de la demande, puis purge automatique. Ce délai correspond à la durée pendant laquelle la preuve du traitement peut être exigée.

• Empreinte à clé secrète : on peut vérifier qu'une adresse donnée a demandé la suppression, sans conserver l'adresse
• Délai de rétractation de sept jours, protégeant contre une demande faite depuis une session volée
• Journal d'audit détaché de toute relation en base, donc insensible à une suppression en cascade

Responsable de traitement (Article 30.1 du RGPD)

Permettre à un visiteur inscrit d'essayer l'application dans une APE fictive, sans risque pour les données d'une association réelle.

Utilisateurs inscrits qui lancent une démonstration

• Identifiant du compte propriétaire du bac à sable
• Dates de création et de dernière visite
• Contenus fictifs saisis pendant la démonstration

Intérêt légitime (article 6.1.f du RGPD) : faire découvrir le service avant tout engagement.

• Alan Crevon
• Clever Cloud, hébergeur

Aucun.

Sept jours sans visite, puis suppression automatique et complète du bac à sable et de tout ce qu'il contient.

• Bac à sable strictement cloisonné des APE réelles
• Purge quotidienne automatisée, indépendante d'une action de l'utilisateur

Responsable de traitement (Article 30.1 du RGPD)

Permettre à un utilisateur d'autoriser une application tierce, par exemple un assistant conversationnel, à consulter ses données Apelia en son nom.

Utilisateurs ayant autorisé une application tierce

• Identifiant de l'application autorisée
• Jetons d'accès et de rafraîchissement, conservés sous forme de condensat
• Périmètre d'autorisation accordé, dates de délivrance, d'expiration et de révocation

Consentement (article 6.1.a du RGPD) : l'autorisation est accordée explicitement par l'utilisateur, écran d'autorisation à l'appui, et se révoque à tout moment.

• Alan Crevon
• L'application tierce autorisée par l'utilisateur, dans les limites du périmètre accordé

Dépend de l'application tierce autorisée par l'utilisateur, qui en est informé avant de valider.

Un jeton d'accès expire au bout d'une heure, un jeton de rafraîchissement au bout de trente jours. Les jetons expirés ou révoqués sont purgés chaque jour. Tous sont supprimés en dur à la suppression du compte.

• Jetons stockés hachés, jamais en clair
• Rotation des jetons de rafraîchissement, avec révocation en cascade de la famille en cas de rejeu
• Révocation possible à tout moment par l'utilisateur

Responsable de traitement (Article 30.1 du RGPD)

Répondre aux questions, aux signalements et aux demandes d'exercice des droits adressés à contact@apelia.fr, et conserver la preuve des réponses apportées.

Toute personne qui écrit à Apelia, inscrite ou non

• Adresse électronique
• Contenu du message et des pièces jointes
• Justificatif d'identité, uniquement lorsqu'un doute raisonnable existe sur l'identité du demandeur

Obligation légale (article 6.1.c du RGPD) pour les demandes d'exercice des droits prévues aux articles 12 à 22. Intérêt légitime (article 6.1.f) pour les autres échanges.

Alan Crevon

Aucun.

Trois ans à compter du dernier échange. Un justificatif d'identité est détruit dès la vérification faite.

• Interlocuteur unique
• Justificatif d'identité demandé seulement en cas de doute, et jamais conservé

Sous-traitant, pour le compte de l'APE (Article 30.2 du RGPD)

Gérer les demandes d'adhésion à une APE, leur validation par un administrateur, l'attribution des rôles parent, volontaire, modérateur ou administrateur, et la clôture d'une adhésion.

Parents d'élèves et bénévoles adhérant à une APE

• Pseudonyme d'affichage choisi par la personne, qui peut être son nom réel
• Présentation libre rédigée par la personne
• Rôle attribué au sein de l'APE
• Statut de l'adhésion et son historique
• Photographie de profil, reprise du compte utilisateur

Exécution du contrat d'adhésion ou intérêt légitime de l'association, selon ses statuts. L'APE, responsable de traitement, en détermine le fondement.

• Les membres de l'APE, selon les droits attachés à leur rôle
• Les administrateurs de l'APE, pour la gestion des adhésions
• Alan Crevon et Clever Cloud, au titre de la sous-traitance technique

Aucun.

Tant que l'APE utilise Apelia. L'adhésion est anonymisée si la personne supprime son compte, et l'ensemble est effacé si l'APE est supprimée, à l'issue d'un délai de sept jours.

• Cloisonnement strict entre les APE : aucune donnée ne circule de l'une à l'autre
• Contrôle d'accès unitaire fondé sur le rôle attaché à l'adhésion
• Liste des membres non exposée aux visiteurs non connectés

Sous-traitant, pour le compte de l'APE (Article 30.2 du RGPD)

Publier l'identité des représentants élus d'une APE et la durée de leur mandat, afin que les familles sachent à qui s'adresser.

Parents d'élèves élus représentants

• Prénom et nom
• Présentation libre
• Photographie, facultative
• Fonction et dates de début et de fin de mandat

Intérêt légitime de l'association : un mandat représentatif est une fonction publique assumée. La personne peut demander à tout moment le retrait de sa fiche.

• Tout visiteur du site, y compris non connecté : cette fiche est publiée sur la page publique de l'APE
• Alan Crevon et Clever Cloud, au titre de la sous-traitance technique

Aucun.

Pendant la durée du mandat, puis à l'appréciation de l'APE pour la mémoire de l'association. Anonymisée si la personne supprime son compte, effacée si l'APE est supprimée.

• Publication limitée aux éléments utiles à la fonction représentative
• Photographie facultative, à la main de la personne
• Retrait possible sur simple demande auprès de l'APE ou de contact@apelia.fr

Sous-traitant, pour le compte de l'APE (Article 30.2 du RGPD)

Permettre à un parent d'adresser une demande à son APE, à l'APE de publier des communiqués, à chacun de commenter, et aux modérateurs de valider ou de refuser un contenu avant sa diffusion.

• Membres de l'APE qui rédigent ou commentent un contenu
• Personnes mentionnées dans un contenu rédigé par un membre

• Texte rédigé librement et pièces jointes
• Pseudonyme et photographie de l'auteur
• Dates de rédaction, de publication et de modération
• Statut de modération et identité du modérateur

Exécution du contrat d'adhésion et intérêt légitime de l'association à organiser la vie associative.

• Les membres de l'APE dont le rôle correspond à la visibilité choisie pour le contenu
• Les modérateurs et administrateurs de l'APE
• Alan Crevon et Clever Cloud, au titre de la sous-traitance technique

Aucun.

Tant que l'APE utilise Apelia. La signature d'un contenu est anonymisée si son auteur supprime son compte, mais le texte est conservé, afin qu'une publication ne puisse pas être effacée en supprimant son compte. Tout est effacé si l'APE est supprimée.

• Visibilité réglable contenu par contenu, selon le rôle des membres
• Modération a priori activable par les administrateurs
• Interdiction contractuelle de publier une donnée nominative d'élève ou une donnée de santé (article 6.7 des conditions générales)

Sous-traitant, pour le compte de l'APE (Article 30.2 du RGPD)

Offrir aux membres d'une APE un espace d'échange écrit organisé par salons thématiques.

Membres de l'APE participant à un salon

• Messages rédigés librement
• Pseudonyme et photographie de l'auteur
• Composition du salon et date d'entrée de chaque participant
• Horodatage des messages

Exécution du contrat d'adhésion et intérêt légitime de l'association.

• Les seuls membres du salon concerné
• Alan Crevon et Clever Cloud, au titre de la sous-traitance technique

Aucun.

Tant que l'APE utilise Apelia. La signature est anonymisée si l'auteur supprime son compte. Tout est effacé si l'APE est supprimée.

• Accès restreint aux membres explicitement rattachés au salon
• Cloisonnement entre salons et entre APE

Sous-traitant, pour le compte de l'APE (Article 30.2 du RGPD)

Permettre à une APE de consulter ses membres sur une question et d'en dépouiller les réponses.

Membres de l'APE invités à répondre

• Choix retenus parmi les réponses proposées
• Réponses rédigées librement, lorsque la question le permet
• Identité du répondant, rattachée à sa réponse
• Date de la réponse

Intérêt légitime de l'association à consulter ses membres. La participation reste libre.

• Les organisateurs du sondage au sein de l'APE
• Les membres de l'APE, pour les résultats agrégés
• Alan Crevon et Clever Cloud, au titre de la sous-traitance technique

Aucun.

Tant que l'APE utilise Apelia. Anonymisée si le répondant supprime son compte, effacée si l'APE est supprimée.

• Sondage réservé aux membres de l'APE qui l'organise
• Une réponse rédigée librement peut contenir un texte personnel : les organisateurs sont invités à la prudence dans la formulation des questions

Sous-traitant, pour le compte de l'APE (Article 30.2 du RGPD)

Organiser les événements d'une APE, gérer les inscriptions aux ateliers, tenir les listes d'attente et publier le calendrier associatif.

Membres de l'APE qui organisent un événement ou s'y inscrivent

• Identité du participant, sous le pseudonyme d'adhésion
• Date d'inscription et rang sur la liste d'attente
• Intitulé, description, lieu et dates de l'événement
• Liste des participants attendus

Exécution du contrat d'adhésion pour la gestion des inscriptions, intérêt légitime de l'association pour l'organisation.

• Les organisateurs et les membres de l'APE, selon la confidentialité choisie pour l'événement
• Alan Crevon et Clever Cloud, au titre de la sous-traitance technique

Aucun.

Tant que l'APE utilise Apelia. Anonymisée si le participant supprime son compte, effacée si l'APE est supprimée.

• Confidentialité réglable événement par événement
• Liste des participants réservée aux organisateurs et aux membres autorisés

Sous-traitant, pour le compte de l'APE (Article 30.2 du RGPD)

Rédiger, conserver et diffuser les comptes rendus des conseils auxquels les représentants de parents ont participé.

Participants aux conseils : représentants de parents, enseignants, direction, personnels et intervenants

• Nom et fonction de chaque participant, saisis à la main par le rédacteur
• Statut de présence
• Points abordés et compte rendu des échanges

Intérêt légitime de l'association à rendre compte à ses adhérents des instances auxquelles elle siège.

• Les membres de l'APE, selon la visibilité choisie pour le compte rendu
• Alan Crevon et Clever Cloud, au titre de la sous-traitance technique

Aucun.

Tant que l'APE utilise Apelia, la mémoire des conseils faisant partie des archives de l'association. Effacé si l'APE est supprimée.

• Visibilité réglable compte rendu par compte rendu
• Les noms saisis peuvent désigner des tiers non inscrits sur Apelia : ces personnes exercent leurs droits auprès de l'APE, ou via contact@apelia.fr qui transmet
• Interdiction contractuelle de consigner une donnée nominative d'élève ou une donnée de santé

Sous-traitant, pour le compte de l'APE (Article 30.2 du RGPD)

Permettre à une APE de recenser les promesses de dons de ses membres et de donateurs extérieurs, de les affecter à des projets, et d'en suivre la réalisation. Apelia ne détient et ne transfère jamais de fonds.

• Membres de l'APE qui promettent un don ou vendent un bien
• Donateurs extérieurs enregistrés à la main par un administrateur
• Bénéficiaires des projets soutenus

• Identité du promettant ou du donateur
• Adresse électronique et numéro de téléphone d'un donateur extérieur, ainsi que des notes libres
• Montants promis, affectations et versements déclarés
• Coordonnées du bénéficiaire

Exécution du contrat d'adhésion pour les membres, intérêt légitime de l'association pour la gestion de ses ressources et le suivi de ses projets.

• Les administrateurs et trésoriers de l'APE
• Les membres de l'APE, pour les montants agrégés par projet
• Alan Crevon et Clever Cloud, au titre de la sous-traitance technique

Aucun.

Tant que l'APE utilise Apelia. Les montants sont conservés pour la comptabilité de l'association même après anonymisation du compte de leur auteur, sans qu'il soit alors possible de les rattacher à une personne. Tout est effacé si l'APE est supprimée.

• Aucun moyen de paiement, aucune coordonnée bancaire n'est collecté par Apelia
• Accès aux données financières restreint aux administrateurs
• Les fonds sont remis directement à l'organisme désigné par l'APE, hors de la plateforme