La trésorerie
Tenir les comptes de l'APE sans être comptable, et les transmettre au bureau suivant
La trésorerie d'une APE tient souvent dans un tableur sur l'ordinateur du trésorier, des tickets dans une pochette et une caisse qui passe de main en main. À chaque changement de bureau, une partie se perd. Apelia garde tout au même endroit que le reste de l'association : le journal des recettes et des dépenses, les justificatifs photographiés sur place, les caisses des événements, le rapport de l'assemblée générale et les comptes des années passées.
Ni un logiciel de comptabilité, ni un moyen d'encaisser. Pas de plan comptable, pas de connexion à votre banque, pas de paiement en ligne : HelloAsso ou les plateformes que vous utilisez déjà le font très bien, et vous y reportez simplement les montants versés.
Les mots de la trésorerie
Six mots suffisent pour s'y retrouver. Ils reviennent tout au long de cette page.
- Exercice : l'année des comptes, d'ordinaire du 1er septembre au 31 août. On l'ouvre, on y écrit, puis on le clôture.
- Écriture : une ligne du journal, c'est-à-dire une recette, une dépense, ou un virement d'un compte à un autre.
- Compte : là où se trouve l'argent, le compte courant, un livret ou la caisse en espèces.
- Catégorie : la nature d'une recette ou d'une dépense, comme les cotisations, les ventes, les sorties ou les fournitures.
- Action : ce pour quoi l'argent a été gagné ou dépensé, la kermesse, les photos de classe, la vente de chocolats. Elle traverse les années, pour qu'on puisse les comparer.
- Rapprochement : le geste qui vérifie que vos comptes disent la même chose que le relevé de la banque.
Mettre en route la trésorerie
La trésorerie est déjà en place dans chaque APE, qu'elle soit déclarée en association loi 1901 ou non. Elle reste discrète tant que l'association n'a pas déclaré son bureau : personne ne la voit dans son menu.
Déclarez le bureau
Créez les fiches d'adhérent de la présidence et des membres du bureau depuis « Gérer les Adhérents » : « Trésorerie » apparaît aussitôt dans leur menu.
Désignez le trésorier
Tant que personne ne tient la fonction, la trésorerie invite le bureau à la désigner : créez sa fiche d'adhérent avec le rôle « Trésorier(e) ». Les simples adhérents voient alors la trésorerie à leur tour, pour lire les bilans publiés.
Laissez le trésorier ouvrir l'exercice
La suite lui revient : il ouvre le premier exercice avec les soldes de départ.
Qui fait quoi
Les droits sur les comptes viennent de la fiche d'adhérent, pas du rôle sur l'espace : il faut à la fois être inscrit à l'espace de l'APE et avoir une fiche en cours. Un adjoint a les mêmes droits que le président ou le trésorier qu'il seconde.
- Le trésorier saisit et corrige les écritures, ouvre les caisses, rapproche avec la banque, règle les paramètres, clôture l'exercice, publie le bilan et exporte les comptes.
- Le président et les membres du bureau consultent les soldes et le journal, comptent une caisse et déclarent une dépense avancée.
- Le président et le trésorier valident une dépense au-delà du seuil et décident d'une dépense avancée, jamais quand ils en sont l'auteur.
- Les adhérents lisent les bilans que le bureau a publiés, rien d'autre.
- Un bénévole désigné par le trésorier tient et compte sa caisse, sans voir le reste des comptes.
- Un Administrateur de l'espace qui n'est pas au bureau retire ou rétablit l'outil, rien de plus.
Ouvrir le premier exercice
Vérifiez la date de début
L'exercice commence le 1er septembre par défaut. Si vos statuts fixent une autre date, changez-la dans « Paramètres » avant d'ouvrir le premier exercice.
Saisissez les soldes de départ
Recopiez le solde du compte courant tel que l'indique la banque, et comptez la caisse en espèces. Ces deux comptes sont créés pour vous ; un livret s'ajoute dans les paramètres.
Ouvrez l'exercice
C'est fait une fois pour toutes : les exercices suivants reprennent d'eux-mêmes le solde de clôture du précédent.
Régler les comptes, les catégories et les actions
Les « Paramètres » rassemblent ce qui structure vos comptes. Rien ne s'y supprime : un compte, une catégorie ou une action qui ne sert plus s'archive, et les exercices passés le gardent.
- Les comptes : le compte courant, un livret, la caisse en espèces. Chacun a une couleur, choisie à sa création, qui le fait reconnaître d'un coup d'œil dans tout le journal.
- Les catégories : un jeu de départ est créé pour vous (cotisations, ventes, dons, sorties, fournitures, frais bancaires…). Renommez-les, complétez-les, donnez-leur une couleur.
- Les actions : la kermesse, les photos de classe, la vente de chocolats. Une action peut se rattacher à un événement du calendrier.
- Le seuil de double validation, décrit plus bas.
Saisir une recette ou une dépense
Une écriture se saisit en une minute, depuis un téléphone comme depuis un ordinateur, de préférence au moment même où l'argent bouge.
Choisissez « Saisir une dépense » ou « Saisir une recette »
Les deux boutons se trouvent sur l'accueil de la trésorerie et dans le journal.
Indiquez le montant, la date et un libellé
Un libellé qui se comprendra dans un an : « Car de la sortie d'automne » plutôt que « Facture ».
Précisez le mode de paiement, la catégorie et l'action
Le compte est proposé à partir du mode de paiement : des espèces vont à la caisse, le reste au compte courant. Rattacher l'écriture à une action dit, à la fin de l'année, ce que cette action a rapporté.
Joignez le justificatif
Photographiez le ticket ou joignez la facture, avec une courte description. Puis enregistrez.
Un dépôt d'espèces ou un versement sur le livret est un « Virement entre comptes », depuis le journal : l'argent change de compte, il ne compte ni comme une recette ni comme une dépense.
Garder les justificatifs
Chaque dépense attend son justificatif : une photo du ticket prise sur place, ou une facture en PDF, de 10 Mo au plus. Donnez-lui une courte description de ce qu'elle justifie : « facture du car de la sortie d'automne » se retrouve dans trois ans, un nom de fichier non. Une pièce de plusieurs pages se dépose en une fois, sous une seule description.
Le journal signale les dépenses qui n'en ont pas encore, et un filtre « Seulement les dépenses à justifier » les rassemble. Quand un ticket est perdu pour de bon, le trésorier marque la dépense « sans justificatif » en donnant la raison, pour que l'écart reste expliqué.
Les justificatifs n'ont aucune adresse publique : ils ne s'ouvrent qu'à travers Apelia, pour le bureau, et restent consultables tant que l'espace de l'APE existe.
Suivre l'argent au jour le jour
L'accueil de la trésorerie répond d'un coup d'œil à la question que pose chaque réunion de bureau : où en est l'argent ? Il montre le solde de chaque compte et leur total, une courbe de leur évolution, les dernières écritures, et la liste de ce qui attend un geste : une dépense à valider, un remboursement à décider, un justificatif manquant, une caisse à compter ou un dépôt à faire. Le président le consulte sans avoir à demander le solde au trésorier.
Compter la caisse d'un événement
Après une kermesse ou une vente, compter le liquide est souvent source d'angoisse. La caisse se compte ici à deux, sur un téléphone, et l'écart avec ce qui était attendu s'affiche aussitôt.
Ouvrez la caisse avant l'événement
Le trésorier indique le fond de caisse, la rattache à l'action et désigne les bénévoles qui la tiendront.
Notez les ventes si vous le souhaitez
Pendant l'événement, les ventes notées disent ce que la caisse devrait contenir. C'est facultatif.
Comptez à deux, billet par billet
En fin d'événement, deux personnes comptent ensemble, coupure par coupure. Si le total ne correspond pas à ce qui était attendu, expliquez l'écart en une phrase.
Déposez le liquide à la banque
Le comptage écrit la recette au journal, et sa feuille de comptage lui sert de justificatif. Le dépôt, depuis « Caisses », fait passer l'argent de la caisse au compte courant.
Valider les grosses dépenses à deux
Beaucoup de statuts demandent qu'une grosse dépense soit approuvée par deux personnes. Le trésorier fixe un seuil dans les paramètres ; laissé vide, il n'y a pas de double validation.
Au-delà du seuil, une dépense reste « à valider » jusqu'à ce que le président, ou un trésorier qui ne l'a pas saisie, la valide depuis l'onglet « À valider ». Elle compte dans les soldes en attendant, et qui a validé, et quand, reste écrit sur l'écriture.
L'exercice ne se clôture pas tant qu'une dépense attend sa seconde signature.
Rembourser une dépense avancée
Un parent du bureau avance 40 € de fournitures, le ticket se perd, le remboursement attend des semaines : la dépense avancée règle ce cas.
Le membre du bureau déclare la dépense
Avec la photo du ticket et son mode de remboursement préféré : virement, chèque ou espèces.
Le président ou le trésorier décide
Il l'accepte, ou la refuse en donnant le motif.
Le trésorier rembourse
Il marque la dépense remboursée, ce qui l'écrit au journal avec son ticket.
Chacun est prévenu par une notification sur son téléphone à chaque étape. Ces demandes sont nominatives : seul le bureau les voit, et aucune coordonnée bancaire n'est demandée.
Rapprocher avec la banque
Une fois par mois, ou à chaque relevé, vérifiez que vos comptes disent la même chose que la banque.
Recopiez le relevé
Dans « Rapprochement », choisissez le compte, puis saisissez la date et le solde du relevé.
Pointez les écritures
Cochez les écritures que vous retrouvez sur le relevé.
Expliquez l'écart
L'écart entre le relevé et vos comptes s'affiche aussitôt. Un écart vient presque toujours d'une écriture oubliée, de frais bancaires pas encore saisis, ou d'une faute de frappe.
Pour que le rapprochement reste juste. Pour la corriger, dépointez-la d'abord.
Présenter les comptes en assemblée générale
Le rapport financier ne se refait plus la veille de l'AG à partir des relevés : il est prêt à tout moment, dans l'onglet « Rapports ». Il présente les soldes de début et de fin de chaque compte, le total des recettes et des dépenses, le résultat de chaque action et de ce qui n'en relève pas, le détail par catégorie, et le résultat de chaque action l'année précédente.
Ouvrez le rapport de l'exercice
Il se recalcule à chaque écriture tant que l'exercice est ouvert.
Téléchargez-le pour l'assemblée
En PDF, avec ou sans la liste des écritures en annexe, pour le projeter ou l'imprimer ; en tableur pour l'archiver.
Publiez le bilan aux adhérents
Une fois l'exercice clôturé, le trésorier peut le publier : les adhérents le lisent alors dans « Bilans », tel qu'il était au moment de la publication. Rouvrir l'exercice pour corriger une écriture retire le bilan, qu'on publie de nouveau après la clôture.
Prévoir le budget et comparer les années
En début d'année, saisissez dans l'onglet « Budget » ce que chaque action doit rapporter et coûter, et ce qui est prévu hors action : les cotisations, les sorties. Le bureau suit au fil de l'année le prévu face au réel, qui se calcule tout seul à partir du journal.
La comparaison montre le résultat de chaque action d'un exercice à l'autre : la kermesse de cette année face à celle de l'an dernier, ou la vente de chocolats qui ne vaut peut-être plus la peine d'être refaite.
Clôturer l'exercice et passer la main
Clôturer fige les comptes de l'année et reporte leur solde sur l'exercice suivant. Une clôture faite trop tôt peut être rouverte par le trésorier tant que l'exercice suivant n'est pas clôturé lui aussi ; la réouverture dépublie le bilan et reste inscrite dans l'historique.
Clôturez l'exercice
Depuis l'onglet « Exercices », une fois les validations faites et le dernier relevé rapproché.
Passez la main au nouveau trésorier
Après l'assemblée générale, depuis « Gérer les Adhérents », le trésorier sortant passe la main : son successeur reçoit les droits le jour dit, et l'ancien les perd la veille, en une seule opération.
Le nouveau trésorier retrouve le jour même les exercices, les écritures et les justificatifs des années passées : ils appartiennent à l'association, pas à la personne qui les a saisis.
Exporter les comptes
Les comptes appartiennent à l'association. Depuis les paramètres, le trésorier prépare à tout moment une archive avec toutes les écritures en tableur et tous les justificatifs, lisible sans Apelia. Elle se télécharge pendant 30 jours, puis on en prépare une nouvelle.
Questions fréquentes
Faut-il savoir faire de la comptabilité pour être trésorier d'une APE ?
Non. Une association de parents d'élèves n'est en général pas tenue à une comptabilité en partie double : il lui faut savoir ce qui entre, ce qui sort et ce qui reste. La trésorerie d'Apelia s'en tient à cela : un journal des recettes et des dépenses, des comptes, et un rapport clair pour l'assemblée générale. Si vos statuts ou un financeur vous demandent davantage, l'export en tableur permet de transmettre les écritures à un comptable.
Qui voit les comptes de l'APE ?
Le bureau seulement : la présidence, la trésorerie et les membres du bureau, tels que leurs fiches d'adhérent les désignent. Seul le trésorier, ou son adjoint, saisit et corrige les écritures. Un parent qui n'est pas au bureau ne voit rien des comptes, et l'administrateur de l'espace ne les voit que s'il est aussi au bureau. Les adhérents lisent le bilan de l'année une fois que le bureau l'a publié.
Apelia se connecte-t-il à notre banque ?
Non, et c'est volontaire. Vous saisissez vous-même les mouvements, et les versements HelloAsso ou d'une autre plateforme se reportent à leur date d'arrivée sur le compte. Apelia ne détient aucun accès bancaire et ne manipule jamais l'argent de l'association.
Comment préparer le rapport financier de l'assemblée générale ?
Il se prépare tout seul au fil de l'année. Dans l'onglet « Rapports », choisissez l'exercice : soldes de début et de fin, recettes, dépenses, résultat de chaque action et détail par catégorie sont calculés à partir du journal. Vous le téléchargez en PDF pour le projeter ou l'imprimer, et en tableur pour l'archiver.
Que deviennent les comptes quand le trésorier change ?
Ils restent à l'association. Le trésorier sortant passe la main depuis sa fiche d'adhérent, et son successeur retrouve le jour même les exercices, les écritures et les justificatifs des années passées, sans rien demander à personne.
Peut-on corriger une erreur ?
Oui, tant que l'exercice n'est pas clôturé et que l'écriture n'a pas été pointée sur un relevé. Chaque modification garde une trace : qui a changé quoi, et quand. Une écriture supprimée n'est pas effacée, elle est annulée et reste visible, barrée, dans le journal.
Combien de temps les justificatifs sont-ils conservés ?
Aussi longtemps que l'espace de votre APE existe, sans limite de durée. Ils sont gardés dans un espace privé, ne s'ouvrent qu'à travers Apelia pour le bureau, et partent dans l'archive que le trésorier peut télécharger à tout moment.
Combien coûte la trésorerie ?
Rien, comme le reste d'Apelia pour une association de parents d'élèves. L'outil est déjà en place dans chaque APE, mais il ne se montre qu'au bureau déclaré dans les fiches d'adhérent. Un administrateur de l'espace peut le retirer s'il n'en veut pas.
Pour aller plus loin
- Administrer votre APE Les fiches d'adhérent désignent la présidence et la trésorerie, et c'est d'elles que viennent les droits sur les comptes.
- Financer un projet éducatif : les actions qui rapportent Choisir les actions de l'année, celles dont la trésorerie dira ensuite si elles valaient la peine.
- Président d'APE : les dix premières actions La passation des comptes fait partie des premiers gestes d'un nouveau bureau.
- Le budget de la coopérative scolaire À ne pas confondre avec les comptes de l'APE : ce que l'école gère, et comment le suivre.
- Financer ensemble Annoncer un besoin de financement et suivre les promesses de don des familles.
Pas encore inscrit ?
Créez votre compte gratuitement, rejoignez l'espace de votre association de parents d'élèves, et tenez ses comptes sans tableur ni pochette de tickets.
Créer mon compte gratuitement