Financer Ensemble
Organisez des campagnes de financement participatif pour votre APE en toute transparence
Le module Financer Ensemble permet à votre APE de collecter des fonds pour financer des projets scolaires en toute transparence. Créez des projets avec un objectif de financement, lancez des campagnes de dons et suivez en temps réel les contributions des familles. Chaque euro promis, versé ou issu d'une activité de l'APE est tracé et visible par tous les membres.
Configurer le module
La configuration du module Financer Ensemble est réservée aux Administrateurs de l'APE. Elle se déroule en trois étapes : créer des bénéficiaires, créer des projets, puis lancer des campagnes de dons.
Accédez à la configuration
Depuis la page « Financer Ensemble » de votre APE, cliquez sur « Configurer le financement participatif ».
Créez au moins un bénéficiaire
Un bénéficiaire est une entité légalement habilitée à recevoir des fonds (coopérative scolaire, OCCE, association APE, etc.). Vous devez créer au moins un bénéficiaire pour continuer.
Créez vos projets
Définissez les projets que vous souhaitez financer : montant cible, description, bénéficiaire, date limite (optionnelle).
Lancez une ou plusieurs campagnes
Créez des campagnes de dons directs pour inviter les familles à contribuer aux projets qui leur tiennent à cœur.
Une fois la configuration initiale terminée, vous pouvez à tout moment ajouter de nouveaux bénéficiaires, créer de nouveaux projets ou lancer de nouvelles campagnes. La configuration n'est pas figée.
Créer des bénéficiaires
Un bénéficiaire représente une entité juridique habilitée à recevoir des dons. Une école élémentaire n'ayant pas d'existence légale ne peut pas recevoir d'argent directement. Vous devez donc identifier les organismes légalement constitués qui peuvent recevoir des fonds pour votre école.
Les types de bénéficiaires
Voici les types de bénéficiaires les plus courants pour une école :
- Coopérative scolaire : gérée par les enseignants, souvent affiliée à l'OCCE (Office Central de la Coopération à l'École).
- Foyer Socio-Éducatif : pour les collèges, structure associative propre à l'établissement.
- Maison des Lycéens : pour les lycées, gérée par les élèves.
- APE (votre association) : si votre APE est déclarée en préfecture et dispose d'un compte bancaire.
- Autre organisme : Caisse des écoles, amicale laïque, régie municipale, etc.
Créer un bénéficiaire
Accédez à la page des bénéficiaires
Depuis la configuration du module Financer Ensemble, vous arrivez automatiquement sur la page des bénéficiaires.
Cliquez sur « Ajouter un bénéficiaire »
Renseignez le nom du bénéficiaire et son type.
Indiquez les modalités de versement
Précisez à l'ordre de qui libeller les chèques (champ « Chèque à l'ordre de ») et les instructions pratiques pour remettre les dons (où déposer le chèque, à qui le remettre, etc.).
Ajoutez un lien HelloAsso (optionnel)
Si le bénéficiaire dispose d'une page HelloAsso, vous pouvez ajouter le lien pour permettre les dons en ligne.
Les versements se font toujours en dehors d'Apelia, selon les instructions que vous communiquez. Apelia ne gère pas les transactions financières : la plateforme sert uniquement à coordonner les promesses de dons et à suivre leur honoration.
Créer des projets
Un projet représente une initiative concrète que votre APE souhaite financer : achat de tablettes pour les classes, financement d'une sortie scolaire, aménagement de la cour, potager pédagogique, etc.
Accédez à la page des projets
Depuis la configuration, cliquez sur « Continuer » après avoir créé au moins un bénéficiaire. Vous arrivez sur la page de gestion des projets.
Cliquez sur « Créer un projet »
Renseignez le nom du projet, sa description et le montant cible à collecter (en euros).
Choisissez le bénéficiaire
Sélectionnez l'entité qui recevra les fonds pour ce projet parmi les bénéficiaires que vous avez créés.
Définissez une date limite (optionnel)
Vous pouvez fixer une date cible pour atteindre l'objectif de financement. Cette date est informative et n'empêche pas les contributions après son dépassement.
Choisissez le statut
Les projets peuvent avoir trois statuts : Brouillon (visible uniquement par les administrateurs), En cours (visible par tous et ouvert aux contributions), ou Clôturé (visible mais fermé aux contributions).
Chaque projet affiche trois montants : les promesses de dons (engagements pris par les familles), les versements effectués (montants déjà honorés) et les contributions de l'APE (fonds issus d'activités de l'association). Le total de ces trois montants indique l'avancement du projet.
Lancer une campagne de dons
Une campagne de dons directs invite les familles à faire une promesse de don qu'elles pourront ventiler sur un ou plusieurs projets. Les campagnes ont une période d'ouverture définie et peuvent autoriser l'anonymat.
Accédez à la page des campagnes
Depuis la configuration, cliquez sur « Continuer » après avoir créé au moins un projet. Vous arrivez sur la page de gestion des campagnes.
Cliquez sur « Créer une campagne »
Donnez un titre à votre campagne (par exemple : « Collecte de rentrée 2026 » ou « Financement des tablettes »).
Rédigez le message de motivation
Expliquez pourquoi vous lancez cette campagne et à quoi serviront les fonds collectés. Ce message sera visible par toutes les familles.
Configurez les options
Cochez « Campagne ouverte » pour activer la collecte. Vous pouvez également autoriser les dons anonymes en cochant l'option correspondante.
Une campagne peut être ouverte et fermée à tout moment. Vous pouvez créer plusieurs campagnes simultanément ou les espacer dans le temps selon vos besoins.
Faire une promesse de don
Tous les membres actifs de l'APE peuvent faire une promesse de don lorsqu'une campagne est ouverte. Une promesse de don est un engagement à verser une certaine somme aux bénéficiaires des projets.
Accédez à la page Financer Ensemble
Depuis le menu de votre APE, cliquez sur « Financer Ensemble ». Vous voyez les projets en cours et les campagnes ouvertes.
Choisissez une campagne
Cliquez sur « Je participe » sur la campagne de votre choix.
Indiquez le montant de votre promesse
Saisissez le montant minimum que vous vous engagez à verser. Vous pourrez ensuite ventiler ce montant (ou plus) sur les projets de votre choix.
Ventilez votre promesse sur les projets
Pour chaque projet actif, indiquez le montant que vous souhaitez lui allouer. Le total de vos allocations doit être au moins égal au montant de votre promesse, mais vous pouvez donner plus.
Validez votre promesse
Cliquez sur « Valider ma promesse de don ». Votre engagement est enregistré et les montants s'ajoutent aux compteurs des projets concernés.
Une fois validée, votre promesse ne peut pas être annulée. Vous vous engagez à verser les montants indiqués aux bénéficiaires selon les instructions communiquées par l'APE. En cas de difficulté, contactez les administrateurs de votre APE.
Suivre ses promesses
Une fois votre promesse de don validée, vous pouvez suivre son avancement à tout moment depuis la page « Mes allocations ».
Accédez à vos allocations
Depuis la page Financer Ensemble de votre APE, cliquez sur « Mes allocations » dans le menu.
Consultez vos promesses par projet
Vos promesses sont regroupées par projet. Pour chaque projet, vous voyez trois informations : le montant que vous avez promis, le montant que vous avez déjà versé, et le montant qu'il vous reste à honorer.
Consultez les instructions de versement
Pour chaque projet, un bloc affiche les modalités pratiques pour verser votre don : à l'ordre de qui faire le chèque, où le déposer, et éventuellement un lien HelloAsso pour un don en ligne.
Déclarez vos versements
Une fois que vous avez effectué un versement, cliquez sur « Déclarer un versement » et indiquez le montant versé. Cela met à jour le compteur et permet de suivre votre avancement.
Le système accepte les sur-donations : vous pouvez verser plus que le montant de votre promesse initiale. Le surplus est comptabilisé et visible sur le tableau de bord du projet.
Consulter le tableau de bord d'un projet
Chaque projet dispose d'un tableau de bord détaillé accessible à tous les membres de l'APE. Ce tableau de bord offre une transparence totale sur l'avancement du financement.
Ce que vous y trouvez
- L'objectif de financement : le montant cible du projet.
- Le montant total collecté : somme des promesses, des versements et des contributions de l'APE.
- La répartition des financements : détail des promesses de dons (montant promis), des versements effectués (montant déjà honoré) et des contributions de l'APE (fonds issus d'activités associatives).
- La liste des contributeurs : pour chaque promesse de don, le nom du donateur (ou « Anonyme »), le montant promis et le montant déjà versé.
- La progression visuelle : une barre de progression indique le pourcentage de l'objectif atteint.
Le tableau de bord est visible par tous les membres de l'APE. Cette transparence permet à chacun de suivre l'avancement des projets et de comprendre comment les fonds sont collectés et utilisés.
Questions fréquentes
Qui peut configurer le module Financer Ensemble ?
Seuls les Administrateurs de l'APE peuvent créer des bénéficiaires, des projets et des campagnes de dons. En revanche, tous les membres actifs de l'APE peuvent faire des promesses de dons et suivre leurs contributions.
Apelia collecte-t-il l'argent des dons ?
Non. Apelia ne gère pas les transactions financières. La plateforme sert uniquement à coordonner les promesses de dons et à suivre leur honoration. Les versements se font toujours en dehors d'Apelia, directement aux bénéficiaires (par chèque, virement ou via HelloAsso) selon les instructions communiquées par l'APE.
Puis-je modifier ma promesse après validation ?
Non, une promesse de don ne peut pas être modifiée ou annulée une fois validée. Vous vous engagez à verser les montants indiqués aux bénéficiaires des projets. En cas de difficulté, contactez les administrateurs de votre APE pour trouver une solution.
Puis-je faire un don anonyme ?
Cela dépend de la configuration de la campagne. Si l'administrateur de l'APE a activé l'option « Autoriser les dons anonymes », vous pouvez cocher une case lors de votre promesse de don pour que votre nom n'apparaisse pas publiquement. Dans ce cas, vous serez affiché comme « Anonyme » sur le tableau de bord du projet.
Que se passe-t-il si je verse plus que ma promesse ?
C'est tout à fait autorisé et même encouragé ! Le système accepte les sur-donations. Si vous versez plus que le montant de votre promesse initiale, le surplus est comptabilisé dans le montant total du projet. Cela n'affecte pas vos autres promesses ni vos engagements sur d'autres projets.
Puis-je créer plusieurs campagnes simultanément ?
Oui. Les Administrateurs peuvent créer et gérer plusieurs campagnes de dons en même temps. Vous pouvez par exemple avoir une campagne générale ouverte toute l'année et des campagnes ciblées pour des événements spécifiques (rentrée scolaire, Noël, fin d'année, etc.).
Comment les familles sont-elles averties d'une nouvelle campagne ?
Lorsqu'une campagne est ouverte, elle apparaît automatiquement sur la page Financer Ensemble de votre APE. Nous vous recommandons de publier un communiqué pour informer les familles et expliquer les objectifs de la campagne. Vous pouvez également utiliser les notifications par email si votre APE a activé cette fonctionnalité.
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