Les événements et ateliers
Organisez des activités avec inscription, jauge et file d'attente
Les événements vous permettent d'organiser des activités au sein de votre APE : fête de l'école, réunion d'information, atelier parents-enfants, etc. Chaque événement est rattaché à un communiqué et peut contenir un ou plusieurs ateliers avec un nombre de places limité et une file d'attente. Les membres de l'APE s'inscrivent en ligne et les organisateurs suivent les inscriptions en temps réel.
Créer un événement
Un événement est toujours rattaché à un communiqué. Vous ne pouvez pas créer un événement indépendant. Pour en savoir plus sur la création de communiqués, consultez l'article Les communiqués.
La création d'événements est réservée aux rôles suivants :
Administrateur Modérateur et l'auteur du communiqué.
Ouvrez le communiqué concerné
Depuis la page de votre APE, accédez au communiqué auquel vous souhaitez rattacher un événement.
Cliquez sur « Créer un événement »
Cliquez sur le bouton de création d'événement sur la page du communiqué.
Renseignez les informations de l'événement
Saisissez le titre et la description de l'événement.
Ajoutez un ou plusieurs ateliers
Pour chaque atelier, définissez un titre, le nombre maximum d'inscrits et le nombre maximum de places en file d'attente.
Validez
Cliquez sur « Enregistrer ». L'événement est créé et immédiatement visible par les membres ayant accès au communiqué.
Un événement ne peut pas exister seul : il est toujours rattaché à un communiqué. C'est le communiqué qui détermine quels membres de l'APE ont accès à l'événement (selon ses paramètres de visibilité). Vous pouvez rattacher plusieurs événements à un même communiqué.
Modifier ou supprimer un événement
Les personnes autorisées peuvent modifier ou supprimer un événement existant :
Administrateur Modérateur et l'auteur du communiqué.
Modifier un événement
Accédez à l'événement
Depuis la page du communiqué, cliquez sur l'événement que vous souhaitez modifier.
Cliquez sur « Modifier »
Modifiez le titre, la description ou les ateliers, puis cliquez sur « Enregistrer ».
Supprimer un événement
Depuis la page de l'événement, cliquez sur « Supprimer » et confirmez. La suppression est définitive : toutes les inscriptions associées sont supprimées.
La suppression d'un événement est irréversible. Toutes les inscriptions aux ateliers seront définitivement perdues. Prévenez les inscrits avant de supprimer un événement.
Consulter un événement
Tout membre de l'APE ayant accès au communiqué parent peut consulter les détails d'un événement.
Ouvrez le communiqué
Accédez au communiqué auquel l'événement est rattaché.
Cliquez sur l'événement
La page de l'événement affiche son titre, sa description, la liste des ateliers avec pour chacun le nombre de places disponibles, le nombre d'inscrits et la file d'attente.
Les ateliers
Chaque événement peut contenir un ou plusieurs ateliers (workshops). Un atelier représente une activité précise à laquelle les membres peuvent s'inscrire.
Comment fonctionne un atelier ?
Chaque atelier dispose de :
- Un nombre maximum d'inscrits : c'est la jauge principale. Tant qu'il reste des places, les membres peuvent s'inscrire directement.
- Une file d'attente avec un nombre maximum de places : lorsque la jauge principale est atteinte, les membres suivants sont placés en file d'attente.
- La liste des inscrits et des personnes en file d'attente, visibles par tous les membres ayant accès à l'événement.
Le système de jauge et de file d'attente permet de gérer les inscriptions de manière équitable. Les membres s'inscrivent par ordre d'arrivée. Lorsque toutes les places de la jauge principale sont prises, les membres suivants sont automatiquement placés en file d'attente. Si un inscrit se désiste, le premier de la file d'attente prend sa place.
Lorsque la jauge principale et la file d'attente sont toutes les deux complètes, il n'est plus possible de s'inscrire à l'atelier. L'inscription est refusée avec un message explicatif.
S'inscrire à un atelier
Tout membre actif de l'APE ayant accès au communiqué parent peut s'inscrire à un atelier.
Accédez à l'événement
Depuis la page du communiqué, cliquez sur l'événement concerné.
Choisissez un atelier
Consultez la liste des ateliers disponibles. Pour chaque atelier, le nombre de places restantes et la taille de la file d'attente sont affichés.
Cliquez sur « S'inscrire »
Cliquez sur le bouton « S'inscrire » de l'atelier choisi. Selon les places disponibles :
- S'il reste des places dans la jauge principale, vous êtes inscrit directement.
- Si la jauge est pleine mais qu'il reste des places en file d'attente, vous êtes placé en file d'attente.
- Si tout est complet, l'inscription est refusée.
Votre statut est clairement affiché sur la page de l'événement. Si vous êtes inscrit, votre nom apparaît dans la liste des inscrits. Si vous êtes en file d'attente, votre nom apparaît dans la liste d'attente avec votre position dans la file.
Se désinscrire
Si vous changez d'avis, vous pouvez vous désinscrire d'un atelier à tout moment.
Accédez à l'événement
Depuis la page du communiqué, cliquez sur l'événement concerné.
Cliquez sur « Se désinscrire »
À côté de l'atelier auquel vous êtes inscrit, cliquez sur « Se désinscrire ». Votre inscription est immédiatement annulée.
Lorsqu'un inscrit se désiste, le premier membre en file d'attente est automatiquement promu à la liste des inscrits. Pensez à vous désinscrire le plus tôt possible si vous ne pouvez pas participer, afin de libérer votre place pour un autre membre.
Gérer les inscriptions (organisateurs)
Les organisateurs de l'événement disposent de fonctionnalités supplémentaires pour gérer les inscriptions. Ces actions sont réservées aux rôles suivants :
Administrateur Modérateur Volontaire et les représentants de parents d'élèves.
Inscrire un autre membre
L'organisateur peut inscrire un membre de l'APE à un atelier, par exemple lors d'une inscription sur place ou à la demande d'un parent.
Accédez à l'atelier
Depuis la page de l'événement, repérez l'atelier concerné.
Cliquez sur « Inscrire un membre »
Sélectionnez le membre à inscrire parmi la liste des membres de l'APE et validez. Le membre est ajouté à la liste des inscrits ou en file d'attente selon les places disponibles.
Si le membre est déjà inscrit à cet atelier, un message d'erreur s'affiche. Un même membre ne peut pas être inscrit deux fois au même atelier.
Désinscrire un membre
L'organisateur peut retirer l'inscription d'un membre d'un atelier.
Repérez le membre dans la liste
Dans la liste des inscrits ou la file d'attente de l'atelier, identifiez le membre à désinscrire.
Cliquez sur « Désinscrire »
Cliquez sur le bouton « Désinscrire » à côté du nom du membre. L'inscription est immédiatement annulée.
Réordonner les inscrits
L'organisateur peut modifier l'ordre des inscrits dans un atelier par glisser-déposer. Cette fonctionnalité est utile pour réorganiser la liste selon des critères spécifiques (priorités, ordre d'arrivée réel, etc.).
Accédez à la liste des inscrits
Depuis la page de l'événement, repérez l'atelier concerné.
Réorganisez par glisser-déposer
Faites glisser les noms des inscrits pour modifier leur ordre dans la liste. La nouvelle position est enregistrée automatiquement.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si un atelier est complet ?
Si la jauge principale d'un atelier est atteinte, vous êtes automatiquement placé en file d'attente (s'il reste des places). Si la jauge et la file d'attente sont complètes, l'inscription est refusée avec un message explicatif. Lorsqu'un inscrit se désiste, le premier de la file d'attente prend automatiquement sa place.
Puis-je inscrire quelqu'un d'autre à un atelier ?
Seuls les organisateurs de l'événement peuvent inscrire d'autres membres. Les rôles autorisés sont : Administrateur, Modérateur, Volontaire et les représentants de parents d'élèves. Si vous êtes simple Parent, vous ne pouvez inscrire que vous-même. Pour en savoir plus sur les rôles, consultez la page Les droits des utilisateurs.
Comment savoir si je suis inscrit ou en file d'attente ?
Votre statut est clairement indiqué sur la page de l'événement. Si vous êtes inscrit, votre nom apparaît dans la liste des inscrits de l'atelier. Si vous êtes en file d'attente, votre nom apparaît dans la section file d'attente avec votre position. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment, que vous soyez inscrit ou en file d'attente.
L'organisateur peut-il réordonner la liste des inscrits ?
Oui. Les organisateurs (administrateurs, modérateurs, volontaires et représentants) peuvent modifier l'ordre des inscrits par glisser-déposer. Cette fonctionnalité est utile pour ajuster la liste selon des critères spécifiques, par exemple pour prioriser certaines inscriptions.
Puis-je créer plusieurs événements pour un même communiqué ?
Oui. Vous pouvez rattacher autant d'événements que nécessaire à un même communiqué. Chaque événement fonctionne de manière indépendante avec ses propres ateliers et inscriptions. C'est utile par exemple pour organiser plusieurs activités dans le cadre d'un même événement d'école.
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